Роль переговоров в закупочной деятельности
Эффективность закупочного процесса на 50% зависит от подготовки и проведения переговоров. От того, насколько профессионально и качественно они будут проведены, зависит конечный результат, уровень расходов. В данном случае переговорный процесс начинается с момента первого контакта между сторонами (покупатель и поставщик) до того, как будет подписан контракт.
Отдел закупок на протяжении всего времени взаимодействия с будущим партнером проводит достаточно много переговоров, среди которых:
- определение того, какие у потенциального партнера есть возможности;
- предварительные переговоры относительно возможной сделки;
- заключение двустороннего соглашения с последующим подписанием контракта;
- договор о поставках;
- изменение прописанных в контракте условий и многое другое.
Структура ведения переговоров
Переговорный процесс имеет конкретную структуру, в соответствии с которой и ведется работа с потенциальным поставщиком:
- подготовительный этап;
- налаживание контакта;
- информационный обмен;
- договоренность;
- заключение деловой сделки;
- окончание контакта;
- анализ проведенных переговоров.
Положительный результат возможен исключительно при условии выполнения алгоритма действий.
Важно! Ключевым условием является способность донести до оппонента главную мысль.
Фазы переговорного процесса
Существует несколько фаз ведения переговоров:
- целеполагания и анализа;
- планирования;
- активной дискуссии (спора);
- принятия решения и выгодного для обеих сторон соглашения.
По сути переговоры представляют собой процесс информационного обмена, который продолжается до достижения компромисса между сторонами, участвующими в нем.
Оптимизация закупочной деятельности
Для того, чтобы в организации или на предприятии работа была бесперебойной, важно регулярное поступление в требуемых количествах соответствующих материалов и сырья по максимально низким ценам.
Оптимизация закупок подразумевает под собой организацию закупочной деятельности и управление закупками, которые дают возможность уменьшить расходы, в частности на снабжение производства. Достигается она за счет многих факторов, как прямых, так и косвенных.
К “прямой” оптимизации относят следующие возможности:
- уменьшение затрат посредством консолидации потребностей;
- уменьшение затрат посредством рационального управления запасами;
- увеличение эффективности посредством автоматизации тендерных закупок.
Под консолидацией следует понимать сбор от различных подразделений заявок с закупкой в дальнейшем всех необходимых товаров в полном объеме. Крупные приобретения осуществляются по оптовым ценам, что приносит экономию. К тому же, в этом случае возможны и более выгодные условия поставки.
Если управление запасами и поставками осуществляется правильно, то лишнее сырье и другие продукты не будут приобретены, а затраты на логистику будут значительно снижены.
Без автоматизации тендеров оптимизация закупочной деятельности невозможна.
Еще один важный момент — это аудит закупочной деятельности, позволяющий минимизировать риск назначения штрафов. Под аудитом подразумевается проверка организации всей действующей системы на соответствие проведения процедур согласно законодательству, проверка документов и специалистов.
Минимизировать затраты предприятия на закупку сырья, материалов и других товаров, необходимых для его бесперебойного функционирования, позволят как правильно подготовленные и проведенные переговоры, так и процессы оптимизации.
