Роль переговоров в закупочной деятельности

Эффективность закупочного процесса на 50% зависит от подготовки и проведения переговоров. От того, насколько профессионально и качественно они будут проведены, зависит конечный результат, уровень расходов. В данном случае переговорный процесс начинается с момента первого контакта между сторонами (покупатель и поставщик) до того, как будет подписан контракт.

Отдел закупок на протяжении всего времени взаимодействия с будущим партнером проводит достаточно много переговоров, среди которых:

• определение того, какие у потенциального партнера есть возможности;
• предварительные переговоры относительно возможной сделки;
• заключение двустороннего соглашения с последующим подписанием контракта;
• договор о поставках;
• изменение прописанных в контракте условий и многое другое.

Структура ведения переговоров

Переговорный процесс имеет конкретную структуру, в соответствии с которой и ведется работа с потенциальным поставщиком:

• подготовительный этап;
• налаживание контакта;
• информационный обмен;
• договоренность;
• заключение деловой сделки;
• окончание контакта;
• анализ проведенных переговоров.

Положительный результат возможен исключительно при условии выполнения алгоритма действий.

Важно! Ключевым условием является способность донести до оппонента главную мысль.

Фазы переговорного процесса

Существует несколько фаз ведения переговоров:

• целеполагания и анализа;
• планирования;
• активной дискуссии (спора);
• принятия решения и выгодного для обеих сторон соглашения.

По сути переговоры представляют собой процесс информационного обмена, который продолжается до достижения компромисса между сторонами, участвующими в нем.

Оптимизация закупочной деятельности

Для того, чтобы в организации или на предприятии работа была бесперебойной, важно регулярное поступление в требуемых количествах соответствующих материалов и сырья по максимально низким ценам.

Оптимизация закупок подразумевает под собой организацию закупочной деятельности и управление закупками, которые дают возможность уменьшить расходы, в частности на снабжение производства. Достигается она за счет многих факторов, как прямых, так и косвенных.  

К “прямой” оптимизации относят следующие возможности:

• уменьшение затрат посредством консолидации потребностей;
• уменьшение затрат посредством рационального управления запасами;
• увеличение эффективности посредством автоматизации тендерных закупок.

Под консолидацией следует понимать сбор от различных подразделений заявок с закупкой в дальнейшем всех необходимых товаров в полном объеме. Крупные приобретения осуществляются по оптовым ценам, что приносит экономию. К тому же, в этом случае возможны и более выгодные условия поставки.

Если управление запасами и поставками осуществляется правильно, то лишнее сырье и другие продукты не будут приобретены, а затраты на логистику будут значительно снижены.

Без автоматизации тендеров оптимизация закупочной деятельности невозможна.

Еще один важный момент — это аудит закупочной деятельности, позволяющий минимизировать риск назначения штрафов. Под аудитом подразумевается проверка организации всей действующей системы на соответствие проведения процедур согласно законодательству, проверка документов и специалистов.

Минимизировать затраты предприятия на закупку сырья, материалов и других товаров, необходимых для его бесперебойного функционирования, позволят как правильно подготовленные и проведенные переговоры, так и процессы оптимизации.